Jak napisać wezwanie do zapłaty i skutecznie je doręczyć?
Wezwanie do zapłaty powinno jasno wskazywać, kto, komu, ile i z jakiego powodu ma zapłacić. Warto przygotować je tak, aby później dało się wykazać zarówno treść żądania, jak i dotarcie pisma do adresata. Samo wezwanie nie daje jednak gwarancji odzyskania pieniędzy i co do zasady nie przerywa biegu przedawnienia.
Kiedy wezwanie do zapłaty jest potrzebne?
Nie istnieje ogólna zasada, zgodnie z którą każdy pozew o zapłatę musi zostać poprzedzony takim pismem. Jeżeli termin płatności został skutecznie określony, na przykład w umowie, jego upływ może wystarczyć do powstania wymagalnego roszczenia. Trzeba jednak sprawdzić postanowienia umowy i przepisy dotyczące konkretnego zobowiązania.
Wezwanie ma szczególne znaczenie przy zobowiązaniu bez oznaczonego terminu wykonania. Zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego świadczenie należy wtedy spełnić niezwłocznie po wezwaniu, jeżeli termin nie wynika również z właściwości zobowiązania. Nie oznacza to dowolnego wyznaczania natychmiastowej płatności bez uwzględnienia okoliczności.
W pozwie trzeba poinformować o próbie mediacji lub innego pozasądowego rozwiązania sporu, a jeśli jej nie podjęto, wyjaśnić przyczyny. Tego wymaga art. 187 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego. Nie jest to równoznaczne z obowiązkiem wysyłania kilku kolejnych wezwań.
Co umieścić w piśmie?
Zacznij od uporządkowania rozliczeń. Od kwoty pierwotnego zobowiązania odejmij otrzymane wpłaty i uwzględnij uzgodnione korekty. Wezwanie powinno zawierać:
- dane wierzyciela i właściwego dłużnika oraz datę sporządzenia;
- opis podstawy żądania, na przykład numer umowy i faktury;
- kwotę należności głównej oraz odrębne, zrozumiałe wyliczenie żądanych odsetek;
- termin zapłaty i numer rachunku;
- informację o możliwych dalszych działaniach, zgodną z rzeczywistymi zamiarami.
Możesz dołączyć kopie dokumentów ułatwiających sprawdzenie należności. Sama faktura nie zawsze dowodzi wykonania umowy, dlatego zachowaj także zamówienie, protokół odbioru, korespondencję lub potwierdzenie wydania rzeczy. Nie doliczaj opłat windykacyjnych bez sprawdzenia podstawy ich żądania.
Jak ustalić termin i odsetki?
Wskaż konkretną datę albo jednoznacznie określony czas liczony od otrzymania pisma. Dobierz go do sytuacji i wcześniejszych ustaleń. Nie przedstawiaj dodatkowego terminu jako automatycznej zmiany umowy lub rezygnacji z odsetek.
Art. 481 Kodeksu cywilnego reguluje odsetki za opóźnienie w spełnieniu świadczenia pieniężnego. Ich rodzaj, początek naliczania i wysokość trzeba ustalić oddzielnie; w transakcjach handlowych mogą mieć zastosowanie przepisy szczególne.
Jak udokumentować doręczenie?
Praktycznym rozwiązaniem jest przesyłka polecona z potwierdzeniem odbioru. Zachowaj kopię podpisanego wezwania, potwierdzenie nadania i dokumentację doręczenia. Sam dowód nadania nie potwierdza jeszcze treści koperty ani tego, że adresat mógł przeczytać pismo.
Możliwa bywa również wiadomość e-mail, zwłaszcza wysłana na adres używany przez strony. Zachowaj wiadomość wraz z załącznikami i odpowiedzią adresata. Automatyczne potwierdzenie dostarczenia nie rozstrzyga każdej wątpliwości. Znaczenie ma możliwość zapoznania się z treścią, zgodnie z zasadą z art. 61 Kodeksu cywilnego. Nieodebranej przesyłki prywatnej nie należy automatycznie traktować tak jak pisma doręczanego przez sąd.
Czy wezwanie chroni przed przedawnieniem?
Co do zasady samo wysłanie wezwania nie przerywa przedawnienia. Wyjątki wynikają z przepisów szczególnych, np. art. 819 § 4 k.c. dotyczącego zgłoszenia roszczenia ubezpieczycielowi. Czynności wywołujące taki skutek określa m.in. art. 123 Kodeksu cywilnego. Długość terminu oraz jego początek zależą od rodzaju roszczenia; dodatkowy czas na zapłatę nie zastępuje ich sprawdzenia. Jeżeli termin jest bliski, nie warto czekać na wynik kolejnych ponagleń.
Co zrobić, gdy dłużnik nie płaci?
Po bezskutecznym upływie terminu porównaj możliwość ugody z kosztami procesu i perspektywą wyegzekwowania należności. Pomagam ocenić dokumenty, obliczyć żądanie i przygotować wezwanie oraz dalsze działania w ramach dochodzenia należności. Aby omówić sprawę, skorzystaj z telefonu, e-maila lub formularza kontaktowego.
Podstawy prawne i źródła
Autor: Marcin Kamiński, radca prawny.